Admin, mailing list

Il nostro gestionale immobiliare miogest, integra al suo interno funzionalità dedicate al marketing e alla notifica alla clientela di nuove offerte immobiliari che potete proporre proprio via email.

Prima di spiegarti come attivare e utilizzare questo strumento devi sapere che:

• I messaggi possono essere inviati solo attraverso un indirizzo email legato ad un dominio di tua proprietà, per esempio [email protected].
• Non è possibile inviare messaggi attraverso indirizzi email …@gmail.com, …@libero.it, …@tim.it, ecc…

Prima di poter inviare i messaggi devi eseguire un’operazione sul tuo dominio www:

1. accedi al pannello di controllo del tuo dominio,
2. identifica il record “TXT” che contiene i parametri “spf”,
3. aggiungi all’interno del record questi dati: “a:smtp.miogest.com a:smtp1.miogest.com a:smtp2.miogest.com a:smtp3.miogest.com”

Facciamo un esempio:

se hai il record TXT con i parametri “v=spf1 mx ~all” devi trasformarli in “v=spf1 mx a:smtp.miogest.com a:smtp1.miogest.com a:smtp2.miogest.com a:smtp3.miogest.com ~all”. Se nella tua attuale configurazione hai un valore del tipo: v=spf1 include:spf.webapps.net ~all” questo dovrà diventare: “v=spf1 a:smtp.miogest.com a:smtp1.miogest.com a:smtp2.miogest.com a:smtp3.miogest.com include:spf.webapps.net ~all”

Esempio di record relativo ad Aruba.it:

se hai il record TXT con i parametri “v=spf1 include:_spf.aruba.it ~all” devi trasformarli in “v=spf1 a:smtp.miogest.com a:smtp1.miogest.com a:smtp2.miogest.com a:smtp3.miogest.com include:_spf.aruba.it ~all”

Esempio di record relativo ad Arubabusiness.it:

v=spf1 mx a:smtp.miogest.com a:smtp1.miogest.com a:smtp2.miogest.com a:smtp3.miogest.com include:_spf.arubabusiness.it ~all

Esempio di record relativo a Register.it:

v=spf1 mx a:smtp.miogest.com a:smtp1.miogest.com a:smtp2.miogest.com a:smtp3.miogest.com include:spf.webapps.net ~all

Esempio di record relativo a Tophost.it:

v=spf1 mx a:smtp.miogest.com a:smtp1.miogest.com a:smtp2.miogest.com a:smtp3.miogest.com include:_spf.th.seeweb.it ~all

Esempio di record relativo a One.com:

v=spf1 mx a:smtp.miogest.com a:smtp1.miogest.com a:smtp2.miogest.com a:smtp3.miogest.com include:_custspf.one.com ~all

Qualora tu abbia un record TXT con configurazioni particolari, segnalacele via email a [email protected] così ti mandiamo la stringa corretta.

N.B.: Se il tuo dominio www viene gestito dalla nostra società, non devi fare nulla, abbiamo già eseguito noi l’operazione per te.

Ultimo passo fondamentale, è quello di inviare una email a [email protected] dove specifichi che vuoi attivare il servizio.

Importanti informazioni sull’invio delle email

a. La nostra società non è proprietaria di tutti i server mondiali che gestiscono la posta elettronica. Non possiamo quindi controllare come questi reagiscono all’invio dei messaggi, soprattutto non possiamo sapere se il tuo indirizzo email in precedenza è stato utilizzato per eseguire invii massivi che l’hanno identificato come divulgatore di spam.

b. La nostra società non è proprietaria del servizio Gmail quindi, se i tuoi messaggi finiscono nella cartella “promozioni” della casella di posta @gmail dei tuoi clienti è del tutto normale, perchè, in effetti quelli che stai inviando sono proprio messaggi promozionali. Purtroppo per quanto appena esposto non possiamo modificare gli algoritmi di Google, al quale ti preghiamo di rivolgerti per lamentele e tentativi di modificare gli algoritmi di Gmail a livello mondiale.

c. NO SPAM, è categoricamente vietato l’invio di messaggi non desiderati dagli utenti, se dovessimo riscontrare attività di invio spam, ci riserviamo il diritto di sospendere l’account senza possibilità di riattivazione.

PERCHE’ I TUOI CLIENTI POTREBBERO NON RICEVERE I TUOI MESSAGGI:

aa. In passato hai inviato al cliente un messaggio da miogest per proporgli un immobile, il cliente ha cliccato sul link “Per non ricevere più messaggi clicca qui.” perchè non vuole più essere disturbato anche se ti ha firmato autorizzazioni di privacy o quant’altro.

bb. In passato hai inviato attraverso altri sistemi, anche attraverso il tuo gestore di posta elettronica, parecchi messaggi massivi di posta e i server mondiali, che gestiscono questa, non si fidano più di te e quindi mettono in spam i tuoi messaggi.

cc. In passato hai inviato uno o più messaggi al cliente e lui in fase di ricezione ha selezionato la tua email come spam.

SOLUZIONI

y. Quando fai le richieste FALLE BENE!!! Non è possibile avere 150 incroci per una richiesta, vuol dire che stai lavorando male e SOPRATTUTTO non inviare email inutili. Se un incrocio vale 20 a livello collimanza ti sembra logico inviare la scheda immobile al cliente?

w. Visto il caso del punto “cc” qui sopra citato, riferisci alla tua clientela che si ritrova i tuoi messaggi in spam di selezionare il messaggio come “non spam” ripetuta un po’ di volte questa azione il server che gestisce la posta del tuo cliente dovrebbe non considerare più “spazzatura” i tuoi messaggi.

VERIFICHE

Puoi verificare eventuali mancate ricezioni di messaggi seguendo la seguente procedura:

- Fagli controllare nella casella spam e segui il punto “w” qui sopra.

- Se ha una casella Gmail o Google Apps fagli controllare nella casella “promozioni” e fai riferimento al punto “b” qui sopra.

- Magari, fai dei test su di una casella in tuo possesso e se vedi che il messaggio non arriva mandaci via email i tuoi 3 codici di accesso a miogest, l’indirizzo email tuo e la password dello stesso indirizzo email.

Per accedere alla gestione dell’invio di email, clicca sull’icona Admin (lucchetto in alto a destra) e seleziona “mailing list” .

Nella schermata che ti appare le tre configurazioni che puoi eseguire sono relative a:

• Invio Email Conferma Appuntamento, dedicata alla notifica di data e ora di un appuntamento al cliente ricercante.
• Invio Email Scheda Annuncio, dedicata all’invio di una scheda annuncio in maniera manuale a un cliente che ne fa richiesta.
• Invio Email Incrocio, dedicata all’invio in fase di gestione incroci della scheda di un annuncio immobile.
• Invio Email Protezione Cliente, dedicata alla notifica al proprietario dell’immobile ogni qualvolta che viene proposta l’offerta a un richiedente.

Per poter attivare il servizio di invio email dal gestionale puoi comunicare a noi l’indirizzo email che vuoi usare scrivendolo a [email protected]

L’indirizzo email da te scelto poi apparirà automaticamente nel campo Email Mittente.

Puoi invece compilare in autonomia i campi:

• Nome mittente, il nome della tua agenzia immobiliare.
• Colore Sfondo, il colore di sfondo del messaggio email che viene inviato.
• Testo Messaggio, il testo del messaggio che viene inviato, con possibilità di specificare tag di sostituzione (all’interno di parentesi quadre) con relativa legenda specificata a fondo pagina.

L’unica differenza è relativa al menù invio che, analizziamo caso per caso.

Per l’Invio Email Conferma Appuntamento puoi scegliere tre impostazioni:

• Invio Cliente, ti consente di impostare l’invio del promemoria via email al cliente automaticamente la sera prima o automaticamente 1 / 2 / 3 ore prima dell’appuntamento (testo configurabile nel campo Testo Messaggio).
• Invio Immediato, testo che viene inviato al cliente al momento del salvataggio dell’appuntamento in agenda e che viene inviato poi quando l’appuntamento viene Confermato / Annullato (dal menu a tendina puoi scegliere tra Testo 1 e Testo due, si tratta di due testi auto-composti dal gestionale che puoi leggere subito sotto i tag di sostituzione).
• Invio Agente, testo che viene inviato agli agenti assegnati al momento del salvataggio dell’appuntamento in agenda e che viene inviato quando l’appuntamento viene Confermato / Annullato (testo auto-composto dal gestionale).

Per l’Invio Email Scheda Annuncio, Incrocio e Protezione Cliente trovi le seguenti impostazioni:

• Nome mittente, il nome della tua agenzia immobiliare.
• Colore Sfondo, il colore di sfondo del messaggio email che viene inviato.
• Testo Messaggio, il testo del messaggio che viene inviato, con possibilità di specificare tag di sostituzione (all’interno di parentesi quadre) con relativa legenda specificata a fondo pagina.

• Invio Cliente Si, per poter inviare le schede immobili dalla sezione Annunci o dagli Incroci.
• Invio Cliente Si + Invio Copia, per poter inviare le schede immobili dalla sezione Annunci o dagli Incroci ricevendo al proprio indirizzo email una copia dei messaggi inviati.
• Scheda Annuncio: per decidere se impostare di standard l'invio dell'offerta tramite link al tuo sito web, landing page relativa all’annuncio oppure landing page con anche le immagini private dell’immobile.

Il resoconto di tutte le email (ed sms) inviate alla clientela avviene attraverso la sezione Mail e Sms che puoi raggiungere cliccando sull’icona relativa al menù delle sezioni.

Ti viene così presentata una tabella dettagliata con tutti gli invii effettuati e dove puoi vedere specificati: data ed ora invio, tipo di invio (esempio email annuncio), email mittente, testo del messaggio, riferimenti del cliente destinatario, eventuali annunci di riferimento dell’invio.

Cliccando sull’icona “tre righette orizzontali” puoi aprire la scheda del dettaglio di invio come da immagine qui sotto riportata.

Marketing - Invio di email

Di seguito ti spieghiamo le procedure da eseguire per inviare messaggi email alla tua clientela per la proposizione dei tuoi immobili.

Puoi eseguire l’invio in varie modalità ed eseguendo varie azioni, partendo dalla sezione “annunci” piuttosto che dalla sezione “richieste” o “clienti”.

Partendo dalla scheda annuncio, cliccando sul bottone in alto a destra della schermata e poi sull’icona “scheda via email”.

Dalla sezione annunci, cliccando sul bottone “tre puntini verticali” a fianco all’annuncio di tuo interesse e cliccando su “scheda via email” ti appare la schermata che trovi qui sotto.

Come puoi notare la schermata contiene diversi paragrafi.

Nel paragrafo “Invia Scheda via Email” puoi specificare:

• Lingua: la lingua in cui deve essere scritto il testo del messaggio (come impostato nell’apposita sezione Admin di configurazione mailing list) e di conseguenza anche la lingua in cui deve apparire la Landing Page dell’annuncio.
• Mittente: l’indirizzo email di invio che puoi scegliere tra l’indirizzo di posta elettronica dell’agenzia immobiliare impostato in admin / uffici, oppure l’indirizzo email legato alla tua scheda funzionario, in questo caso configurabile in admin / agenti.
• Invia copia: se desideri ricevere una copia del messaggio inviato imposta questo selettore su “si”.
• Oggetto: l’oggetto che viene visualizzato nel messaggio inviato.
• Messaggio: il testo che compare nel messaggio inviato, leggi qualche riga più su per scoprire come impostare un messaggio di default.
• Scheda annuncio: se hai acquistato un sito Internet dalla nostra azienda del servizio Sito190.com puoi fare in modo che l’email che riceve il cliente apra direttamente la pagina del tuo sito web relativa all’annuncio. In caso contrario puoi scegliere di inviare una landing page relativa all’annuncio, landing page che è un vero e proprio mini sito che concentra al suo interno fotografie pubbliche, descrizioni e caratteristiche dell’immobile, oppure ancora puoi inviare una landing page con anche le immagini private dell’immobile.
• Documenti: da questo menu a tendina puoi scegliere di non inviare documenti in allegati, di allegare all’email solo i documenti pubblici oppure di inviare in allegato sia i documenti pubblici che i documenti privati
• Credito residuo: il credito di invio email. Con l’acquisto dell’annualità di miogest hai diritto a 10.000 crediti per invio di messaggi email, terminati i crediti puoi acquistare un nuovo pacchetto scrivendo una email a [email protected].

Nota bene.

• Con l’acquisto dell’annualità di miogest hai diritto a 10.000 crediti per invio di messaggi email.
• Un credito è riferito al singolo messaggio email inviato contenente anche più immobili abbinati.
• Ogni messaggio email inviato consuma un credito, sia per messaggio email inviati manualmente che per messaggio email inviato dal gestionale tramite l'automatismo "Invio Incroci Automatici"
• Il pacchetto compreso nell’annualità ha durata identica al contratto di miogest. Alla scadenza i crediti vengono azzerati senza possibilità di rimborso.
• I pacchetti acquistati non hanno scadenza e si accumulano di anno in anno ai 10.000 crediti del contratto. Qualora non venga rinnovato il contratto annuale di miogest, i crediti non sono rimborsabili.
• Il servizio è soggetto alle norme contrattuali specificate all’indirizzo https://miogest.com/contratto.html

Nel paragrafo “Invia Mail Protezione Cliente” puoi specificare:

• Lingua: la lingua in cui deve essere scritto il testo del messaggio (come impostato nell’apposita sezione Admin di configurazione mailing list).
• Invia Email: se desideri inviare questo messaggio al proprietario dell’immobile imposta questo selettore su “si”.
• Invia copia: se desideri ricevere una copia del messaggio inviato imposta questo selettore su “si”.
• Oggetto: l’oggetto che viene visualizzato nel messaggio inviato.
• Messaggio: il testo che compare nel messaggio inviato, leggi qualche riga più su per scoprire come impostare un messaggio di default.

Nel paragrafo “Documenti” puoi visualizzare in anteprima di documenti che hai caricato per l’immobile, per capire quali sono pubblici e quali privati.

Nel paragrafo “Destinatari” puoi decidere a chi inviare il messaggio scegliendo tra:

• Ricerca Cliente: inviare il messaggio a un cliente precedentemente inserito e ricercabile nel campo inserendo il nome, il cognome o parte di questi.
• Email Libera, inserire un indirizzo email manualmente.
• Email Multiple, scrivere un elenco di indirizzi email separati dal carattere punto e virgola.
• Incroci, visualizzare l’elenco dei clienti compatibili. In questo caso ti si elencano le funzionalità di incroci per le quali hai un dettaglio nell’immagine qui sotto.

Nel paragrafo “Inviati” trovi elenco delle email già precedentemente inviate per la scheda immobile in questione.

L’elenco degli incroci è visualizzato in formato tabellare ed ha seguenti dettagli:

• Colonna dello stato della richiesta (attivo, sospeso, in lavorazione, ecc…)
• Voto - il voto generato da miogest in base alla collimanza di caratteristiche immobile / richiesta. Il voto è espresso in percentuale da 0 a 100 e in stelline da una a cinque. Puoi configurare i parametri di compatibilità nella sezione “admin” del gestionale.
• Invio email - L’icona bustina se cliccata consente di inviare l’email con le caratteristiche dell’offerta al richiedente.

L’icona può avere diversi colori che rappresentano:

• Motivazioni - La motivazione del mancato interesse da parte del richiedente, motivazione che si inserisce in fase di gestione dell’incrocio.
• Agenti - L’agente immobiliare che ha gestito la lavorazione dell’incrocio
• Inserimento - La data e l’ora di gestione dell’incrocio
• Cliente - i riferimenti del richiedente, cliccando sul nome e cognome puoi aprire l’anagrafica dello stesso
• Tipologia - la tipologia dell’immobile ricercato
• Prezzo - il prezzo dell’immobile ricercato
• Mq - i metri quadri dell’immobile ricercato dal cliente
• Locali-il numero dei locali ricercati dal cliente

Cliccando sull’icona “bustina azzurra” inizi la procedura di uno o più annunci da inviare al cliente, procedura che termina con il selezionare il bottone verde “invia email annunci”.

La procedura appena descritta puoi eseguirla anche dalla sezione richieste, ti basta aprire un annuncio in modalità visione e selezionare “scheda via email” dal menù “tre puntini verticali” sempre in alto a destra della schermata. Il risultato è una tabella di invio come quella qui sopra descritta.

Invio Mail Massive.

Puoi anche decidere di inviare una o più schede annunci dalla sezione Clienti o dalla sezione Richieste ad uno specifico cliente oppure a più clienti contemporaneamente (selezionando i contatti di tuo interesse tramite spunta). Una volta selezionati i clienti a cui vuoi mandare l’email, clicca l’icona della bustina in alto a sinistra e poi clicca la voce “Invio Mail Massive + Scheda Annuncio”.

La schermata per l’invio è molto simile a quella spiegata poco più sopra e si presenta con i seguenti campi:

• Mittente: l’indirizzo email di invio che puoi scegliere tra l’indirizzo di posta elettronica dell’agenzia immobiliare impostato in admin / uffici, oppure l’indirizzo email legato alla tua scheda funzionario, in questo caso configurabile in admin / agenti.
• Oggetto: l’oggetto che viene visualizzato nel messaggio inviato.
• Messaggio: il testo che compare nel messaggio inviato, leggi qualche riga più su per scoprire come impostare un messaggio di default.
• Scheda annuncio: se hai acquistato un sito Internet dalla nostra azienda del servizio Sito190.com puoi fare in modo che l’email che riceve il cliente apra direttamente la pagina del tuo sito web relativa all’annuncio. In caso contrario puoi scegliere di inviare una landing page relativa all’annuncio, landing page che è un vero e proprio mini sito che concentra al suo interno fotografie pubbliche, descrizioni e caratteristiche dell’immobile, oppure ancora puoi inviare una landing page con anche le immagini private dell’immobile.
• Credito residuo: il credito di invio email. Con l’acquisto dell’annualità di miogest hai diritto a 10.000 crediti per invio di messaggi email, terminati i crediti puoi acquistare un nuovo pacchetto scrivendo una email a [email protected].
• Destinatari da Clienti (oppure Destinatari da Richieste, in base alla sezione di partenza): i dettagli dei clienti che hai selezionato dall’omonima sezione e a cui stai per mandare l’email.

Nel paragrafo “Annunci da Proporre” puoi cliccare il tasto + sulla destra e ricercare (tramite riferimento, indirizzo, nome proprietario) uno o più annunci che desideri inviare.

Non ti resta poi che confermare l’invio cliccando il bottone verde nell’ultimo paragrafo “Conferma Invio”.

N.B. L’invio di molte email potrebbe richiedere più tempo. Non chiudere la finestra per evitare di bloccare l’invio dei messaggi. La stessa si chiuderà automaticamente una volta terminato l’invio.